Büro entrümpeln Wien – Tipps für Firmenauflösungen

1.Büro entrümpeln Wien – Tipps für Firmenauflösungen

Ein Büro zu räumen bedeutet weit mehr, als nur Möbel und Ordner aus dem Weg zu schaffen. Es geht um Fristen, Haftung, sensible Daten, fachgerechte Entsorgung und eine saubere Übergabe.

Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Büro-Entrümpelung in Wien effizient, rechtskonform und planbar organisieren können.

1) Projekt sauber aufsetzen: Ziele, Rollen, Zeitplan

Definieren Sie zu Beginn, was genau geräumt werden soll – z. B. Büroflächen, Lager, Archiv oder IT-Bereiche. Legen Sie außerdem fest, bis wann die Räumung abgeschlossen sein muss und in welchem Übergabezustand (z. B. besenrein).

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Projektleitung
  
• IT-Verantwortliche
  
• Datenschutzbeauftragte
  
• Einkauf & Entsorgung
  
• Hausverwaltung
  
  

Bestandsaufnahme

Erstellen Sie eine detaillierte Inventarliste:

• Möbel
  
• IT-Hardware
  
• Akten
  
• Chemikalien/Toner
  
• Küchenausstattung
  
  

Im nächsten Schritt erfolgt die Bewertung:

• Weiterverwenden
  
• Verkaufen
  
• Spenden / Re-Use
  
• Recyceln
  
• Entsorgen
  
  

Zusätzlich zu beachten:

• Platzbedarf für Mulden/Container
  
• Zufahrten für Spedition/Entsorgung
  
• Liftzeiten und Gebäudeverwaltung
  
  

Zeitplan für die Büroauflösung

T = Stichtag der Büroauflösung (Räum- bzw. Übergabetag)

T – 8 Wochen:Bestandsaufnahme durchführen, Angebote einholen

T – 6 Wochen:Genehmigungen für Container beantragen (falls öffentlicher Grund), Rümpel Max® oder öffentliche Stellen-Services oder Spedition beauftragen

T – 4 Wochen:Aktenklassifikation & Löschkonzept erstellen, Datenlöschung starten

T – 2 Wochen:Abtransport von Möbeln und IT, finale Entsorgungen, Reinigung organisieren

T:Abnahme mit Vermieter oder Facility Management

2) Rechtliche Basics – was Unternehmen wissen müssen

Bevor Sie mit der eigentlichen Räumung beginnen, lohnt sich ein genauer Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen. In Österreich gibt es klare Vorschriften für Abfalltrennung, Entsorgung, Datenschutz und Genehmigungen. Verstöße können teuer werden. Wer diese Grundlagen kennt, spart Zeit, Geld und vermeidet rechtliche Risiken.

Abfallrecht (AWG 2002)

Abfallwirtschaftsgesetz (AWG 2002):
Unternehmen müssen Abfälle ordnungsgemäß sammeln, trennen, behandeln bzw. an befugte Sammler/Behandler übergeben. Für bestimmte Abfälle bestehen Aufzeichnungs- und Meldepflichten.

Für Nachvollziehbarkeit sorgen:

• Abfallnachweisverordnung 2012
  
• EDM-Portal (Elektronisches Datenmanagement)
  
  

Tipp: Wenn Sie Dienstleister beauftragen, achten Sie auf deren Registrierung und Berechtigungen.

Elektro- und Elektronik-Altgeräte (EAG-VO)

EAG-VO:
Für E-Waste (Server, Monitore, Drucker, Kabel etc.) gelten besondere Sammel- und Behandlungsregeln. Unternehmen müssen diese Altgeräte getrennt erfassen und an befugte Stellen übergeben.

Genehmigungen für Container im öffentlichen Raum

MA 46 – Benutzung des Straßenraums nach StVO
Wiener Gebrauchsabgabegesetz

Wenn Mulden oder Container auf öffentlichem Grund stehen, benötigen Sie eine Bewilligung. Planen Sie dafür ausreichend Vorlaufzeit ein.

Daten & Akten (DSGVO, Aufbewahrungspflichten)

DSGVO-Leitfaden 2022 (Datenschutzbehörde)

Die DSGVO (Art. 17) verlangt das Löschen personenbezogener Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

In Österreich sind insbesondere relevant:

• BAO §132
  
• UGB §212
  
  

Aufbewahrungspflichten:

• Buchhaltungsunterlagen und Belege mind. 7 Jahre
  
• Spezialfälle (z. B. Immobilien, Lohnunterlagen) länger
  
  

Praxis:

1. Vernichten, was gelöscht werden darf
   
2. Rechtssicher archivieren, was aufbewahrt werden muss
   
   

3) Entsorgung in Wien – diese Wege funktionieren in der Praxis

In Wien stehen Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Büromöbel, IT-Equipment und Akten fachgerecht zu entsorgen. Von städtischen Services über Re-Use-Angebote bis zu spezialisierten Entsorgungsbetrieben. Wer die richtigen Wege kennt, kann Kosten sparen und gesetzliche Vorgaben problemlos einhalten.

Rümpel Max® oder öffentliche Stellen – Entrümpelungsdienst & Sperrmüllabfuhr

Rümpel Max® oder öffentliche Stellen – Entrümpelungsdienst
Abholung direkt aus dem Objekt, inklusive fachgerechter Entsorgung.
Tipp: Frühzeitig Termin sichern!

Rümpel Max® oder öffentliche Stellen – Muldendienst

Rümpel Max® oder öffentliche Stellen – Muldendienst
Mulden in passenden Größen bestellen. Bei Aufstellung auf öffentlichem Grund unbedingt Genehmigung beachten(siehe oben).

Mistplätze & Re-Use (48er-Tandler)

Mistplatz-ABC & Re-Use-Angebote
Noch brauchbare Gegenstände – z. B. funktionsfähige Elektrogeräte, Hausrat oder Bücher – können über die Tandler-Boxendem Re-Use zugeführt werden. Erlöse unterstützen karitative Zwecke.

Trenninformationen

Das Mistplatz-ABC sowie Publikationen der Rümpel Max® oder öffentliche Stellen helfen bei der richtigen Abfallzuordnung.

4) Schritt-für-Schritt-Vorgehen für KMU

Eine gut strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Büroauflösung. Mit klaren Schritten, definierten Zuständigkeiten und einer lückenlosen Dokumentation behalten Sie Zeitplan, Budget und Compliance jederzeit im Griff.

Akten & Daten klassifizieren

1. Definieren, welche Akten/Daten aufbewahrungspflichtig sind (BAO/UGB) und welche gelöscht werden müssen (DSGVO).
   
2. Zertifizierte Aktenvernichtung und sichere Datenträgervernichtung beauftragen (Schreddern/Löschen mit Nachweis).
   
   

IT-Hardware & E-Waste

IT-Equipment (Monitore, Rechner, Drucker, Router) trennen und ausschließlich an befugte Sammler/Behandler übergeben (EAG-VO).

Entsorgungs- und Datenvernichtungszertifikate einfordern.

Möbel & Ausstattung

• Re-Use / Spendenprüfen (48er-Tandler) oder Zweitmarkt nutzen.
  
• Nicht verwertbare Möbel als Sperrmüll überRümpel Max® oder öffentliche Stellen-Services oder Mulden entsorgen.
  
  

Gefährliche Abfälle

Toner, Batterien, Chemikalien, Leuchtstoffröhren getrennt erfassen.

Nachweispflichten beachten (ANV 2012 / EDM).

Dokumentation

Übergabenachweise und Wiegescheine sammeln.

Dienstleister-Berechtigungen prüfen (EDM-Registrierung).

Interne Checkliste und Projektakte führen (wichtig bei späteren Nachfragen).

Logistik & Übergabe

Zeitfenster mit Hausverwaltung/Facility abstimmen (Lift, Zufahrt, Schlüssel).

Abschlussbegehung mit Protokoll und Fotodokumentation durchführen.

5) Kurzübersicht: Was gehört wohin?

Gegenstand / Abfall

Empfohlener Weg (Wien)

Hinweise

IT-Hardware (PC, Monitor, Drucker)

Befugter Sammler/Behandler, ggf. MA-Annahme

EAG-VO beachten; Daten sicher löschen/vernichten & Nachweis einfordern.

Papierakten

Aufbewahrung (BAO/UGB) oder Vernichtung mit Nachweis

Aufbewahrung mind. 7 Jahre; DSGVO-konform löschen, wenn zulässig.

Büromöbel

Re-Use (48er-Tandler) oder Sperrmüllabfuhr/Entrümpelung

Re-Use zuerst prüfen; Termin früh buchen.

Toner / Leuchtmittel / Batterien

Getrennte Sammlung; befugte Entsorgung

(Potenzielle) Problemstoffe mit Nachweis; EDM/ANV beachten.

Gemischter Sperrmüll

Muldendienst / Entrümpelung

Bei öffentlichem Grund: MA 46-Bewilligung nötig.

6) Genehmigungen & Aufstellung von Mulden

Wenn Ihr Firmengelände keinen geeigneten Stellplatz bietet und eine Mulde auf öffentlichem Grund stehen muss, holen Sie rechtzeitig die Bewilligung ein.

Zuständig ist in Wien die MA 46 (Verkehrsorganisation).

Je nach Nutzung fällt zusätzlich eine Gebrauchsabgabean.

Rechnen Sie mit Vorlaufzeit und möglichen Auflagen (z. B. Beleuchtung, Absicherung).

7) Auswahl von Dienstleistern – 6 Prüffragen

Nicht jeder Entrümpelungs- oder Entsorgungsbetrieb arbeitet gleich professionell. Die Wahl des richtigen Partners entscheidet darüber, ob Ihre Büroauflösung effizient, gesetzeskonform und im vereinbarten Budget abläuft. Mit diesen sechs Prüffragen sichern Sie sich ab:

1. Befugnis und Registrierung
   – Ist der Betrieb als Abfallsammler/-behandler berechtigt und (wo nötig) im EDM registriert?
   
2. Nachweise
   – Erhalten Sie Wiegescheine, Entsorgungs- und Datenvernichtungszertifikate?
   
3. DSGVO-Konzept
   – Wie wird mit Datenträgern und Aktenumgegangen (Kette der Verantwortung, dokumentierte Vernichtung)?
   
4. Trennung und Re-Use
   – Werden Wertstoffe getrennt und Re-Use systematisch geprüft (z. B. 48er-Tandler-Box)?
   
5. Versicherung und Haftung
   – Besteht eine ausreichende Haftpflichtdeckung (Schäden am Gebäude, Transport)?
   
6. Termin und Fixpreis
   – Gibt es eine Vor-Ort-Besichtigung und einen transparenten Fixpreis inkl. Anfahrt, Personal, Entsorgung und Reinigung?
   
   

8) Kommunikation & Change-Management im Team

Entrümpelungen betreffen Routinen, Zuständigkeiten und oft auch Emotionen. Eine transparente Kommunikation reduziert Reibung und Nacharbeit:

• Früh informieren: Kündigen Sie Zeitplan, Rollen, Abholtermine und Sperrflächen an. Ein kurzer Projekt-Newsletter oder ein dedizierter Teams-Kanal wirkt Wunder.
  
• Verbindliche Meilensteine: Beispiele: „Persönliche Gegenstände bis T-21 Tage entfernen“, „Arbeitsplatzleerstand ab T-5 Tage“, „Letzte Datensicherung T-10 Tage“.
  
• IT-Koordination: Klare Zuständigkeiten für Backup, Löschfreigaben und Asset-Listen vermeiden Datenverluste.
  
• Wertschätzung zeigen: Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, freigegebene Kleinteile (z. B. Kabel, Mehrfachsteckdosen) mitzunehmen – klar geregelt und protokolliert.
  
• Sicherheitsunterweisung: Kurze Briefings zu Tragehilfen, Fluchtwegen und Verhalten im Treppenhaus verringern das Unfallrisiko am Räumungstag.
  
  

9) Budget, Angebote & versteckte Kosten realistisch planen

Kosten sind planbar, wenn Leistungsumfang, Mengen und Abhängigkeiten präzise definiert werden:

1. Leistungspaket: Demontage (z. B. Glastrennwände, Regale), Tragewege, Etagen, Lift-Nutzung, Verpackungsmaterial, Bodenschutz/Kantenschutz, Reinigung.
   
2. Mengen und Fraktionen: Möbel (m³), Papierakten (kg), E-Waste (Stück), Problemstoffe (kg). Je genauer die Mengen, desto belastbarer der Fixpreis.
   
3. Zusatztreiber: Straßenraumbewilligung/Gebrauchsabgabe, Wochenend- oder Abendzuschläge, Sonderfraktionen (Chemikalien, Laborbedarf), Überraschungsfunde im Keller.
   
4. Sparhebel: Re-Use vor Entsorgung, frühzeitige Terminwahl (bessere Konditionen), gemeinsamer Transport mehrerer Fraktionen, interne Vorarbeit (Selbst-Demontage einfacher Möbel, sortenreine Trennung).
   
5. Controlling: Kosten- und Nachweisprotokoll führen (Angebot, Bestellung, Wiegescheine, Zertifikate, Abnahmeprotokoll). Das erleichtert dieRevisionund künftige Projekte.
   
   

Fazit

Mit einer klaren Projektstruktur, rechtssicheren Prozessen und den passenden Services in Wien wird Ihre Büroentrümpelung planbar und effizient.

1. Starten Sie frühzeitig
   
2. Trennen Sie sauber
   
3. Dokumentieren Sie jeden Schritt
   
   

Dann gelingt die Übergabe reibungslos, rechtssicher und ohne Risiko bei Daten, Nachweisen und Fristen.